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報告書【連絡・例文・違い・テンプレート・word・無料・業務】

 

 

報告書【連絡・例文・違い・テンプレート・word・無料・業務】

報告書とは、何か特定のことを伝えるためのレポート、書類です。

 

会社に勤務していると、報告書を提出するシーンは何かとあるかもしれません。

書き方に慣れておいて損はありません。

 

どんな時に報告書は必要?

 

報告書といっても種類は一つだけではありません。

 

  • 出張の報告
  • 業務の報告
  • 調査の報告
  • クレームの報告
  • 研究結果の報告
  • セミナーの報告
  • 営業のための報告書
  • お客様向けの報告書

 

などがよくある例です。

 

とりわけ「業務報告」は、一般の企業で多く取り入れられているはずです。

 

「日報」といって、今日の仕事が終わる時に書く報告書がよくあります。

 

今日業務中にあった出来事や、自分がした仕事内容を書きます。

上司に特別報告しておきたいことも、日報の中に記します。

 

上司が目を通せば、上司は自分が知らなかったことや気付かないことに気付けます。

 

上司と部下の連絡手段の一つでもあります。

 

報告書と日報の厳密な違いは?

 

日報と報告書は同じように感じますね。

 

しかし厳密にいうと、違います。

 

  • 報告書…特定の事柄を伝える
  • 日報…その日の事柄を連絡する書類

 

報告書は特定の報告なので、毎日続けて書きません。

 

一方で日報となると、日々の業務報告をするため、毎日日記のようにたまっていきます。

続けているうちに、上司は社員の成長も感じるでしょう。

 

 

報告書は紙の書類で提出することもあれば、電子報告書で提出する例もあります。

 

ペーパーレスにしたいなら、ワードやエクセルで報告書を作成し、メールに添付するなどして報告するのもいいでしょう。

 

その会社独自の報告書の書き方があるかもしれないので、大事なのは会社のやり方に従うことです。

 

報告書のテンプレートならここがおすすめ!

 

報告書のテンプレートを無料で配布しているwebサイトは多いですが、とりわけおすすめはコチラです。

 

https://www.bizocean.jp/doc/category/278/

 

wordやエクセル、pdfなどの型式でダウンロードできる雛形が充実しています。

 

報告書の作り方

 

報告書を作る時は、下記の順番に書いていくといいでしょう。

 

  1. タイトル
  2. 概要
  3. 詳細

書く内容が正しいことはもちろん、簡潔にまとめなければなりません。

 

短時間でザッと要旨がわかりやすいように書きましょう。

 

報告書のほとんどは事実だけを書いたものですが、最後に「まとめ」が必要です。

ここには自分の感想や、今後対応したいことなどを書いてもいいでしょう。

 

 

報告書の良い例文の共通点

 

報告書には、分かりやすい報告書とわかりにくいものがあります。

 

読みやすく、質の高い報告書は、たいてい結論から先に書いています。

 

忙しい人は特に、時間がない中で書類をチェックしますから、面倒な文章だと読みにくいと感じます。

 

読み手にストレスを与えないためにも、一番最初に結論を持ってきます。

 

結局のところ、読む人が一番知りたいのは結論なのです。

それを最初に持ってくることで、だいぶ読み手のストレスはなくなるでしょう。

 

 

また、報告書の見本の例文にもよくありますが、文章で書くより箇条書きで書くほうが読みやすいです。

できる限り文を短くし、箇条書きにできるところはしましょうね。

報告書を書く前に情報収集が大切

 

報告書を書く時は、下準備も何気に大切です。

報告書の作業にあたっては、下記の順序で進めるといいでしょう。

 

  1. 書くための情報集めをする
  2. 報告する目的を考える
  3. 報告書の構成を練る
  4. 書く

 

構成については、テンプレートを利用すればあらかじめフォーマットができているため、簡単な場合があります。

 

雛形をうまく使い、短い時間でわかりやすい報告書を作りましょうね!

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