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報告書【連絡・例文・違い・テンプレート・word・無料・業務】
報告書とは、何か特定のことを伝えるためのレポート、書類です。
会社に勤務していると、報告書を提出するシーンは何かとあるかもしれません。
書き方に慣れておいて損はありません。
どんな時に報告書は必要？
報告書といっても種類は一つだけではありません。
- 出張の報告
- 業務の報告
- 調査の報告
- クレームの報告
- 研究結果の報告
- セミナーの報告
- 営業のための報告書
- お客様向けの報告書
などがよくある例です。
とりわけ「業務報告」は、一般の企業で多く取り入れられているはずです。
「日報」といって、今日の仕事が終わる時に書く報告書がよくあります。
今日業務中にあった出来事や、自分がした仕事内容を書きます。
上司に特別報告しておきたいことも、日報の中に記します。
上司が目を通せば、上司は自分が知らなかったことや気付かないことに気付けます。
上司と部下の連絡手段の一つでもあります。
報告書と日報の厳密な違いは？
日報と報告書は同じように感じますね。
しかし厳密にいうと、違います。
- 報告書…特定の事柄を伝える
- 日報…その日の事柄を連絡する書類
報告書は特定の報告なので、毎日続けて書きません。
一方で日報となると、日々の業務報告をするため、毎日日記のようにたまっていきます。
続けているうちに、上司は社員の成長も感じるでしょう。
報告書は紙の書類で提出することもあれば、電子報告書で提出する例もあります。
ペーパーレスにしたいなら、ワードやエクセルで報告書を作成し、メールに添付するなどして報告するのもいいでしょう。
その会社独自の報告書の書き方があるかもしれないので、大事なのは会社のやり方に従うことです。
報告書のテンプレートならここがおすすめ！
報告書のテンプレートを無料で配布しているwebサイトは多いですが、とりわけおすすめはコチラです。
https://www.bizocean.jp/doc/category/278/
wordやエクセル、pdfなどの型式でダウンロードできる雛形が充実しています。
報告書の作り方
報告書を作る時は、下記の順番に書いていくといいでしょう。
- タイトル
- 概要
- 詳細
書く内容が正しいことはもちろん、簡潔にまとめなければなりません。
短時間でザッと要旨がわかりやすいように書きましょう。
報告書のほとんどは事実だけを書いたものですが、最後に「まとめ」が必要です。
ここには自分の感想や、今後対応したいことなどを書いてもいいでしょう。
報告書の良い例文の共通点
報告書には、分かりやすい報告書とわかりにくいものがあります。
読みやすく、質の高い報告書は、たいてい結論から先に書いています。
忙しい人は特に、時間がない中で書類をチェックしますから、面倒な文章だと読みにくいと感じます。
読み手にストレスを与えないためにも、一番最初に結論を持ってきます。
結局のところ、読む人が一番知りたいのは結論なのです。
それを最初に持ってくることで、だいぶ読み手のストレスはなくなるでしょう。
また、報告書の見本の例文にもよくありますが、文章で書くより箇条書きで書くほうが読みやすいです。
できる限り文を短くし、箇条書きにできるところはしましょうね。
報告書を書く前に情報収集が大切
報告書を書く時は、下準備も何気に大切です。
報告書の作業にあたっては、下記の順序で進めるといいでしょう。
- 書くための情報集めをする
- 報告する目的を考える
- 報告書の構成を練る
- 書く
構成については、テンプレートを利用すればあらかじめフォーマットができているため、簡単な場合があります。
雛形をうまく使い、短い時間でわかりやすい報告書を作りましょうね！