内容証明郵便【書式・意味・とは・例・出し方・書き方・word・ダウンロード・無料】

内容証明郵便とは、郵便物の内容や差出人、宛名を証明するものです。

日本郵便が扱っているサービスの一つで、料金は1枚につき440円です。

内容証明郵便の意味

いつ、誰に、どのような郵便を送ったか証明する意味があります。

未払い金の督促や、契約解除などのシーンでよく用いられます。

内容証明郵便には、法的な効力がありません。

しかし相手に心理的な圧迫を与え、自分の強い意思も指し示せるものです。

こんな場合に内容証明郵便を出します

内容証明郵便を使う例は下記の時です。

未払いの代金支払いを督促する
損害賠償を請求する
退職者による機密情報持ち出しで警告文を送る
紛争中の相手の主張に文書で反論する
契約の解除を通知する
従業員が横領した場合、その返還を求める
ネット上で誹謗中傷され、削除を求める

内容証明郵便を送ると、自分が正しい手続きでおこなったことを証明できます。

例えば内容証明郵便は、契約解除の意思を告げる書類でもあります。

契約解除には正しい手続きが必要ですが、内容証明郵便を送れば、正式に契約解除したことが後日証明できるのです。

例をみてみると、内容証明郵便はトラブルが起きた場合に使われることが多い印象です。

当事者間の話し合いだけでまとまればいいですが、そうはできないケースもあるでしょう。

その場合、裁判で訴訟を起こす手段もありますが、時間や労力、コストがかかります。

必ず見返りがあるとは限らず、結果的に無駄、損になることもあるでしょう。

だから訴訟はリスクがあります。

そこで、話し合いでは解決できないけれど、訴訟まではしたくないといった時、内容証明郵便が用いられるのです。

相手に圧力をかけ、自分の意思が強いところも示します。

内容証明郵便で証明できること

決意が固いことを示す
請求に応じない相手に心理的圧力をかける
法律上の手続きを正しく踏んだことを後日証明する
裁判に備えて一貫した証拠として出せる

内容証明郵便の書き方

内容証明郵便の用紙には、特に規定がありません。

用紙はあなたの自由に選べるでしょう。

ただし、横書きでも縦書きでも文字数に制限があります。

一行20字以内、1枚26行以内です。

内容証明郵便と一緒に添付資料を入れるのはできません。

もし資料を送りたい場合は、別の郵送物として送ります。

内容証明郵便の本文に含める項目としては、下記が一般的です。

日付
相手の住所
自分の住所
タイトル
通知内容

内容証明郵便の出し方は？

内容証明郵便を3部用意する
自社あるいは個人名の横に印鑑を押す
内容証明郵便が2ページ以上になる時はホチキスで止めて割り印を押す
封筒に相手の住所、氏名を書き、自分のも同様とする
郵便局から発送する
控えをもらって保管する

内容証明郵便は、同じものが3部必要という点に注意が必要です。

1部は発送用ですが、1部は郵便局で保管するのです。

もう一部はあなたの控え用です。

内容郵便の差出人は、郵便局に出した日から5年以内なら、

郵便局で保管している謄本を確認できます。

内容証明郵便をword形式でダウンロードしたい場合

内容証明郵便は、ネットからもダウンロードができます。

word形式でダウンロードしたい時は、下記がおすすめです。

https://template.k-solution.info/2006/10/a4_word.html

無料でダウンロードできるので、買うコストや手間が省けていいでしょう。

市販でも内容証明郵便の用紙を販売していますが、どんな用紙でもいいならネットから作成してもいいですね。

word形式のテンプレートをダウンロードし、手書きして書くといいですよ。

内容証明郵便の書式には決まりがある？

内容証明郵便は用紙は何でもいいものの、書式にはルールがあるのです。

例えば、内容証明郵便に書ける文字は決まっています。

ただし、そこまで細かいルールではありません。

漢字
ひらがな
カタカナ
数字
かっこ

は通常通り使えます。

文字に傍線を引くのはあまりしません。