発注書【注文・エクセル・無料・ひな形・テンプレート・とは・管理表】

2020年8月16日

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発注書と注文書は、ほぼ同じ意味で使われます。

発注書とは、商品やサービスを注文する時作成する書類です。

注文するからといって、必ずしも発注書を作ることはありません。

口頭だけのオーダーでも発注が完了することはあるからです。

電話やメールでの注文などがそうですね。

ただし、未然にトラブルを防ぐためには、発注書があると安心です。

注文した、しないの問題になりにくいですし、書類を振り返れば注文内容の詳細を確認できます。

オーダーミスも防げるでしょう。

発注書は特に明確な様式があるわけではありません。

そのため、インターネットで選んだ無料のひな形を使い、作るのも可能です。

発注書と注文書の違い

厳密にいうならば、発注書と注文書には多少違いがあるため気を付けておきたいです。

お客さんに対して、形う物品を注文する際は注文書です。

これに対し、作業を伴う取引を注文する時は、発注書を使います。

木材でできた箱を修理してほしいといった注文です。

企業によっては、発注書も注文書もまったく同じ意味で使っているところもあるので、必ずしも上記のような使い分けがされているとは限りません。

参考程度に覚えておくといいですよ。

ビジネスシーンで発注書を使う場合、下記のテンプレートが役立ちます。

上記のリンクには、エクセルで作成された注文管理表のフォーマットが出ています。

注文を管理するために使えるでしょう。

発注書には決まった様式はないものの、下記の項目が含まれているといいでしょう。

例えば会計ソフトのfreeeを使えば、発注書が作れます。

発注書のほか、見積書や納品書、請求書も作成できるでしょう。

メールに発注書を添付して送ることもできる

ソフトやテンプレートで作った発注書を、pdfで印刷して送るのも可能です。

メールで送れば、郵送の手間が省けるでしょう。

受け取りても郵送物が届くまで待たなくて済み、メールなら双方にとって処理が早く進みます。

発注書はビジネスシーンでよく使われます。

社内でもそうですし、通販業者でも発注書を作成することはあるでしょう。

例えば、文具店の通販ショップなどは、インターネット上でお客さんから注文が来て、発注書を発行することがあるのでは。

テンプレートを使ってもいいですが、定期的に見直すことはおすすめします。

ひな形を更新せずに長く使っていると、古くて間違った情報が掲載されたままになる可能性があります。

発注書を作るには、専用のソフトやテンプレートを利用すると効率アップします。

特にソフトを使うと、発注書以外にも作れる書類が増えるため、企業にとっては大幅な手間の削減になるでしょう。

発注書作成もデジタル化することにより、数字のミスも防げるはずです。

金額も自動計算されて楽でしょう。