Contents
議事録【テンプレート・作り方・類語・ヒアリング・書き方・株主総会・雛形・フォーマット・word・メモ】
議事録とは、簡単にいえば、会議の内容を記しておく書類です。
会議は口頭でされますが、速記で普通の文字にしていきます。
リアルタイムで記録するのは難しいため、会議中はメモをとり、会議の内容は音声にまとめておきます。
そして後で録音再生し、細かい部分を文字にしていき、議事録を仕上げます。
議事録には、ヒアリングや書き取りの訓練も必要で、苦手な人は多いでしょう。
会社で会議が多いところなら、議事録を作る担当になる機会は多いはずです。
議事録は雑用で面倒と感じるかもしれませんね。
ビジネスシーンでは議事録作成に慣れておいたほうがいいですよ。
最近は、ネットで配布されている無料の雛形を使い、あまり時間をかけずにサクッと議事録を作っている人も多いみたいです。
ここからは、もっと詳しく議事録について解説していきます。
議事録戸は何？
社内会議や株主総会などがあったら、備忘録として記録を残すために議事録が作られます。
コンサルティング会社では、報告書というよりも、クライアントに出す納品物になる可能性もあるため、おろそかにできません。
提出物として議事録を作るなら、議事録の書き方もきちんとしておかなければなりませんね。
内容はもちろん、誰が見ても見やすいかといった「見映え」も考慮する必要があります。
議事録の目的
議事録があれば、会議の内容を共有できます。
会議に参加した人以外の人でも、議事録を読めば会議がでどんなことが話されたかわかるのです。
また、会議で決まったことや変更点、今後の改善策なども議事録に明記します。
それを確認することで、全員の認識を共通化できます。
ちなみに議事録の類語に「アジェンダ」があり、誤解されることがあります。
しかし、厳密には違います。
アジェンダはスケジュールや、話す事項を列挙したものです。
議事録のテンプレートを無料で使いたい場合
議事録を一から作るのは大変でしょう。
そこで、webから無料ダウンロードできるテンプレートがおすすめです。
例えば「ビズオーシャン」というサイトです。
https://www.bizocean.jp/doc/category/255/
議事録のテンプレートを無料で配布しています。
形式はwordもエクセルも両方あります。
上記のwebサイトにアクセスし、オレンジ色のダウンロードボタンを押しましょう。
いくつかフォーマットがあるので、使いやすいテンプレートを選択し、ダウンロードしましょうね。
議事録の作り方
わかりやすい議事録を作るには、ポイントがあります。特に重要なポイントを確認しておきます。
簡潔に仕上げる
敬語を入れると読みにくく、文章も冗長になりやすいです。
議事録を作成する時は、敬語を省いて言い切りにしても失礼になりません。
むしろ、敬語まで忠実に記録していると読みにくくなります。
議事録は、誰が読んでもわかりやすく、短い時間で要点をおさらいできるのがベターです。
時間をかけなくても、サクッと議事録の概要がわかるほうが質の高い議事録です。
従って、議事録は簡潔にまとめることが前提です。
端的に書くよう意識しましょう。
議事録に載せておくべき項目
議事録には、実際に会議で話された会話だけを載せるのではありません。
下記の項目も必要です。
- タイトル
- 日時
- 会議の場所
- 参加者
- 議題
- 決まったこと
- 次回の開催予定日
上記はあらかじめわかっていて当たり前のことですが、議事録にも加えておきます。
会議が終わってから1時間以内に作る
議事録を作るのは大変な作業に感じるかもしれませんが、早いに越したことはありません。
できることなら、会議が終わって1時間以内に提出できるのが好ましいのです。
情報はできる限り早く発信したほうがいいからです。
遅れてしまうと、その会議の情報は時代遅れになってしまいます。